De l’usine à transactions au département stratégique

Interview avec Koen Van Acker, CFO chez Artes Group

Koen Van Acker est directeur financier du groupe de construction Artes depuis 1990. Depuis, le département financier ne cesse d’évoluer. Ce qui était autrefois une usine à transactions avec des tâches principalement opérationnelles s’est transformé en une fonction financière performante. Lors d’un webinaire, le directeur financier a témoigné du rôle que jouent Isabel 6 et SignHere dans cette évolution.

Artes Group est un acteur renommé dans le domaine du bâtiment, de la restauration, du génie civil et des travaux hydrauliques. Il est composé de plusieurs sociétés contractantes, ayant chacune leur propre spécialisation. Le groupe emploie quelque 680 personnes et réalise un chiffre d’affaires consolidé de trois cents millions d’euros. Avec un certain nombre de collègues entrepreneurs, Artes Group contribue à la mise en place de la liaison Oosterweel, qui devrait faciliter la circulation à Anvers et dans ses environs.

Une comptabilité de contrôle

Koen Van Acker se rappelle qu’il y a une vingtaine d’années, le travail du département Finance se faisait principalement sur papier. “De la comptabilisation des factures à la préparation des déclarations d’impôts, en passant par la saisie et la signature des déclarations de TVA : tout se faisait manuellement”, explique le directeur financier. “Ces dernières années, la transformation vers les outils TIC a été tout bénéfice pour nos activités. Nous avons évolué d’une comptabilité de saisie à une comptabilité de contrôle. Cette dimension de contrôle a elle aussi évolué car les logiciels spécialisés prennent en charge de nombreuses vérifications et nous évitent donc de devoir le faire”.
Une numérisation poussée ouvre la voie à un rôle plus stratégique. “La numérisation nous offre plus de possibilités et plus de temps pour créer de la valeur. Elle permet, par exemple, de se concentrer davantage sur le développement de formes de financement ou d’aider le CEO à prendre des décisions en matière d’acquisition, de fixation des prix ou de réduction des coûts”. Koen Van Acker souligne les défis d’une telle numérisation. “La mise en œuvre d’un nouveau progiciel de gestion intégré nécessite des connaissances spécifiques au sein du département financier. Dans ce cas, l’investissement dans la formation est essentiel. Par ailleurs, les employés doivent être ouverts au changement et à l’amélioration, et il est préférable de choisir des outils logiciels ayant l’aval et le soutien de la direction”.

Paiements interentreprises

Isabel 6 est un maillon important dans le processus de numérisation financière d’Artes Group. “Isabel 6 nous permet de rationaliser nos paiements”, explique Koen Van Acker. “Ce n’est pas un luxe superflu, car les associations professionnelles temporaires sont monnaie courante dans notre secteur. Cela implique une multitude de signatures, de pouvoirs et de responsabilités. Parfois, on ne sait pas très bien qui doit ou ne peut pas transmettre ou confirmer un paiement. En fin de compte, on forme une équipe au sein de cette association professionnelle, mais en même temps chaque entreprise participante a sa propre façon de travailler. Chaque partenaire est heureux de garder le contrôle et une vue d’ensemble. Isabel 6 crée une image uniforme et claire et convient parfaitement à nos activités.

Garder l’œil sur les liquidités

“Je dois donc pouvoir disposer d’une vue panoramique qui m’indique combien il y a de centimes sur tel ou tel compte. Grâce aux rapports pratiques d’Isabel 6, je peux obtenir cette vue d’ensemble en un clin d’œil”

Autre avantage d’Isabel 6 pour Koen Van Acker: le suivi méticuleux des liquidités. ” Artes Group possède plusieurs succursales ayant leurs propres comptes. Je dois donc pouvoir disposer d’une vue panoramique qui m’indique combien il y a de centimes sur tel ou tel compte. Grâce aux rapports pratiques d’Isabel 6, je peux obtenir cette vue d’ensemble en un clin d’œil”. Outre la convivialité, la fiabilité aussi constitue un argument de taille pour le directeur financier. « Quatre grandes banques belges constituent les actionnaires d’Isabel, ce qui crée la confiance nécessaire. »

Gain de temps grâce à SignHere

Depuis deux ans, Artes Group utilise SignHere, une solution conviviale et sécurisée pour la signature numérique de documents. “Trop souvent, nos employés devaient autrefois quitter un chantier pour aller signer certains documents et contrats au bureau”, explique Koen Van Acker. “On ne peut pas appeler cela un gain de temps… SignHere permet à nos collaborateurs de signer des documents numériquement n’importe où, sans renoncer au contrôle exercé depuis nos bureaux. Nous avons choisi SignHere pour sa sécurité et sa convivialité. Par ailleurs, d’autres partenaires de la construction utilisent eux aussi SignHere. Il suffit de leur envoyer un courriel avec le document à signer. Ensuite, notre administration sait immédiatement quand tout est prêt, de sorte que personne ne doit se rendre au bureau pour signer.