ZOO Antwerpen of ZOO Planckendael. Wie is er nog niet geweest? Als kind, verliefde puber, als ouder en later als grootouder met kleinkinderen.

Je staat er niet bij stil dat ook de finance afdeling van de KMDA vzw (Koninklijke Maatschappij voor Dierkunde van Antwerpen) dagelijks stromen financieel verkeer in goede banen moet leiden om te kunnen blijven investeren in nieuwe projecten en infrastructuur. Naast ZOO Antwerpen, ZOO Planckendael, ZOO Serpentarium in Blankenberge en natuurreservaat De Zegge in Geel staat de KMDA vzw ook in voor congrestoerisme met een concertzaal en congresruimtes in het Elisabeth Center Antwerp.

Isabel Group bestaat straks 25 jaar, de toepassing Isabel 6, 10 jaar. Tijd om dit te vieren met de finance afdeling van de KMDA vzw. Ze zijn al klant van het eerste uur bij Isabel. De lekkerste pannenkoeken hebben ze al wordt er gezegd. Daarom hadden we een andere kleine verrassing in petto. Een gesprek met Donny Philips, hoofdboekhouder & Coördinator Wettelijke Boekhouding KMDA (rechts op de foto).

1. Tegen welke uitdagingen kijkt jullie finance departement aan? Zijn jullie niet sterk gebonden aan de seizoenen?

Onze grootste uitdaging is blijvend aandacht te hebben voor de opvolging en verbetering van procedures. In de zomer hebben wij tot 65 kassa’s te verwerken waarbij we er telkens voor moeten zorgen dat de inkomsten correct op onze bankrekening terecht komen. Anderzijds verwerken wij ca. 22.000 aankoopfacturen per jaar die steeds op tijd goedgekeurd en betaald moeten worden. Door de drukke bezetting van het Elisbeth Center Antwerp tijdens de wintermaanden voelen wij geen seizoensverschillen meer in onze werking.

2. Hoe helpt Isabel jullie taken te verlichten?

Collega’s kunnen de betalingen in Isabel 6 voorbereiden en doorsturen naar de CFO en de hoofdboekhouder om te ondertekenen. Hierdoor kan er zeer efficiënt omgegaan worden met de tijd die in betalingen moet worden gestoken. Via Isabel 6 halen wij via CODA-bestanden ook de bedragen op die onze abonnees betalen voor hun abonnement. Daardoor moeten we de betaling van onze abonnees niet meer manueel gaan toewijzen per abonnement. Alles bij elkaar kunnen we wel spreken van tijdsbesparing van ca 1,5 tot 2 dagen per week.

3. Hoeveel collega’s werken er met Isabel?

Voor de volledige KMDA spreken we over 6 mensen, waaronder ook een aantal collega’s van onze backoffice (ledenadministratie).

4. Met hoeveel banken werken jullie in Isabel?

Wij werken met 7 verschillende banken in Isabel.

5. Hebben jullie veel buitenlandse betalingen?

Buitenlandse betalingen zijn wekelijks te verwerken. Wij hebben enerzijds 5 grote in-situ projecten voor het behoud van de biodiversiteit waar wij het wetenschappelijk onderzoek zelf leiden.
Het gaat hier over Project Grand Singes dat onderzoek doet naar het leefgebied van de mensapen in Kameroen en Project Bio-Brasil voor onderzoek naar het leefgebied van goudkopleeuwaapjes in Brazilië. Verder hebben we nog projecten rond okapi’s (Congo) en monniksgieren (Spanje, Bulgarije) en tientallen andere projecten die wij financieel ondersteunen.

6. Isabel hamert altijd op beveiliging bij betalingen. Hebben jullie intern aandacht daar ook aandacht voor? Hoe vertaalt zich dit?

Zoals gezegd besteden wij veel aandacht aan procedures. Aangezien wij heel veel facturen te verwerken hebben, zijn onze procedures zo opgesteld dat er geen geld buiten kan gaan zonder goedkeuring. Anderzijds volgen wij heel nauwgezet alle ontvangsten op aangezien het hier vaak over cash- en bankkaartverrichtingen gaat.

7. Wat appreciëren jullie het meest in Isabel 6?

De eenvoud waarbij we gezamenlijke betalingen kunnen invoeren. Ook het feit dat een ondertekenaar niet zelf de betaling moet voorbereiden is een sterke efficiëntieverbetering. Het overzicht van al onze banken in Isabel 6 geeft ons ook een dagelijks correct beeld van onze cashpositie.

8. Wat kan er nog verbeteren?

De verwerking van sommige buitenlandse betalingen zijn niet altijd even duidelijk. Onze stortingen aan Brazilië en Kameroen zijn ondertussen een gewoonte, maar als we een project in bijvoorbeeld Chili willen sturen, is het soms nog te veel gokken om alle bankgegevens correct te verwerken. Isabel 6 en in uitbreiding onze banken spreken nog niet dezelfde banktaal als banken in andere delen van de wereld.

9. Wat is uw lievelingsplek in ZOO Antwerpen?

Het Rif-aquarium in de winter. Een mooie plek waar je heel veel rust vindt.

10. Isabel 6 is net 10 jaar oud. Bedankt voor het vertrouwen gedurende al die jaren! Houdt u van taart?

Dat zal smaken…

Het ideale platform om al je lokale en internationale betalingen snel en eenvoudig op te volgen? Da’s Isabel 6.

Isabel 6, de tool voor iedereen. Enkele voorbeelden uit de praktijk.