De essentiële rol van IT en automatisering

Vraagt u een CFO naar de ambities voor zijn financiële afdeling, dan prijkt het opnemen van een rol als businesspartner bovenaan zijn prioriteitenlijst. Maar hoe ver staat finance op dat vlak? Welke rol spelen IT en automatisatie en welke obstakels kruisen ons pad? Peter De Roeck, oprichter en eigenaar van Financial Media, gaf de nodige toelichting tijdens een webinar van Isabel.

Peter De Roeck is samen met André de Waal en Eelco Bilstra auteur van ‘De High-Performance Finance Functie in de praktijk’. Het boek is gebaseerd op uitgebreid literatuuronderzoek en een aantal praktijkcases. De auteurs beschouwen de financiële afdeling als een cruciale factor om een bedrijf te laten groeien tot een excellerende organisatie. Daartoe is het volgens hen van essentieel belang dat de financiële functie optimaal opereert en functioneert, zodat zij de operationele afdelingen van de juiste strategische en operationele informatie en tools kan voorzien.

Werkdruk

Een eerste vaststelling is dat de financiële functie vandaag vaak op de toppen van haar tenen loopt. De werkdruk kent verschillende pieken, bijvoorbeeld tijdens budgetperiodes, naar aanleiding van een overname of bij de implementatie van een nieuw ERP-systeem. Dat biedt weinig marge voor verbeterde processen. Om de High-Performance Finance Functie (HPFF) te bereiken, is er bijgevolg nood aan ruimte en tijd. Daar dragen een efficiëntere werkwijze en intensiever gebruik van IT toe bij.

Directe en indirecte factoren

Het inzetten op effectiviteit en efficiëntie door middel van procesverbetering, een grotere focus op IT en het opnemen van een meer strategische rol beïnvloeden de prestaties van de financiële afdeling rechtstreeks. Indirect, maar daarom niet minder cruciaal, spelen ook persoonlijke ontwikkeling en de manier waarop finance zich organiseert een belangrijke rol. Bij die onrechtstreekse factoren is er sprake van een hefboomeffect. De opleiding van een medewerker beïnvloedt de prestaties van de onderneming niet meteen, maar leidt idealiter wel tot een efficiëntere werkwijze op langere termijn.

“Rond het gebruik van IT en het verhogen van efficiëntie in finance is er nog ruimte voor verbetering. Wie er daar gericht op inzet, effent het pad naar een High-Performance Finance Functie en een organisatie die excelleert.”

IT-focus

Op het vlak van IT signaleren de auteurs zes cruciale kenmerken, die ze in twee groepen categoriseren. Een eerste groep wijst op de capaciteit van de financiële functie om voluit voor IT te kiezen en die optimaal te benutten. De financiële afdeling hoort in staat te zijn om de meest recente IT-toepassingen te implementeren, is bij voorkeur op de hoogte van de nieuwste tools én beschikt over de kennis om die in haar voordeel aan te wenden. De tweede groep behelst het inzetten van automatisering en het vermijden van overbodige manuele tussenkomsten. Het spreekt voor zich dat er ook nood is aan de nodige budgetten, evenals de overtuiging van de meerwaarde van automatisering en digitalisering binnen een organisatie.

Tegelijk staan verschillende obstakels een doorgedreven IT-focus in de weg. Daarbij treden tien struikelblokken op de voorgrond:

  1. Inefficiëntie en niet-geïntegreerde processen in de organisatie
  2. Gebrek aan efficiënt databeheer en datakwaliteit
  3. Onvoldoende leiderschap en wil om te veranderen bij de CFO
  4. Onvoldoende verander- en verbetercultuur in de financiële functie
  5. Inadequate IT-systemen in de organisatie
  6. Gebrek aan buy-in van lijnmanagement voor de ontwikkeling van de HPFF
  7. Onvoldoende inzicht in de business bij financiële medewerkers
  8. Onvoldoende financiële medewerkers met juiste kennis en vaardigheden
  9. Onvoldoende of onduidelijke businessdoelstellingen en prioriteiten binnen de organisatie
  10. Onvoldoende gebruik van analyses en inzichten, aangereikt door de financiële functie aan raad van bestuur en lijnmanagement

Drie van de aangeduide obstakels hebben een rechtstreekse IT-dimensie: gebrek aan efficiënt databeheer en datakwaliteit, inadequate IT-systemen en een gebrek aan financiële medewerkers met de juiste kennis en vaardigheden. Datamanagement blijkt een pijnpunt, wat wijst op een nog te optimaliseren IT-infrastructuur. Vaak is er sprake van softwaretools die onvoldoende met elkaar communiceren en alsnog een manuele tussenkomst vereisen. Een gebrek aan IT-kennis mondt dan weer uit in gemiste kansen.

Progressiemarge

De meeste bedrijven vertonen vandaag vrij gelijklopende prestaties wanneer het op de High-Performance Finance Functie aankomt. De beste scores situeren zich bij de meer strategische invulling van finance. Het team van de CFO stelt alles in het werk om de business van correcte analyses te voorzien. De efficiëntie waarmee dat gebeurt en de inzet van IT scoren daarentegen significant lager. Bij de hefbomen ‘persoonlijke ontwikkeling’ en ‘de manier waarop finance zich organiseert’ blijkt eveneens een verbeterslag mogelijk. Dat uit zich bijvoorbeeld in de voor nagenoeg iedereen herkenbare situatie waarbij de controller zich toespitst op de validatie van cijfers, terwijl zijn focus hoofdzakelijk op analyse hoort te liggen.
Anders gezegd: rond het gebruik van IT en het verhogen van efficiëntie in finance is er nog ruimte voor verbetering. Wie er daar gericht op inzet, effent het pad naar een High-Performance Finance Functie en een organisatie die excelleert.