In België worden jaarlijks bijna 1 miljard facturen verstuurd en ontvangen. Een pak administratie! Gelukkig vinden steeds meer bedrijven hun weg naar elektronische facturatie. Zeker voor wie regelmatig een grote stapel inkomende en uitgaande facturen moet verwerken, is het een geschenk uit de hemel. Wij duiken met u in de belangrijkste voordelen van e-invoicing.

Wat is elektronische facturatie?

Elektronische facturatie of e-invoicing betekent dat u uw factuur volledig digitaal afhandelt. Dat betekent dat ze elektronisch verzonden wordt én digitaal wordt verwerkt door de ontvanger. Let wel, een elektronische factuur moet aan enkele voorwaarden voldoen:

    • alle wettelijk verplichte (betaal)gegevens moeten erop vermeld staan
    • ze moet traceerbaar zijn voor de belastingsdienst
    • ze moet in EDI- of XML-formaat zijn opgesteld of zijn uitgegeven via een standaard webformulier

 

“Een factuur volledig automatisch verwerken is tot 70% goedkoper.” *

 

De voordelen van elektronische facturatie

1. Facturatie aan lichtsnelheid

E-invoicing gebeurt met een druk op de knop en is dus een kwestie van seconden in plaats van dagen. Dat betekent ook dat digitale facturen verwerken en betalen sneller én goedkoper kan gebeuren. Extra voordeel: zo komt er bij uw medewerkers meer tijd vrij voor ander werk, waardoor uw competitief voordeel vergroot.

2. Veilig en correct

Aangezien e-invoicing uw facturatie automatiseert, minimaliseert u het risico op menselijke vergissingen. Bovendien verkleint u ook de kans op fraude en wordt elke betaling door het systeem gekoppeld aan een openstaande factuur.

3. De duurzaamheidsfactor

Vaak bewaren bedrijven ook meerdere kopieën van dezelfde factuur, waardoor de papierberg nóg groter wordt. Door het hele facturatieproces te digitaliseren, verkleinen organisaties hun ecologische voetafdruk. Ze verbruiken namelijk minder papier én elimineren de CO²-uitstoot die nodig is voor de aflevering van die papieren facturen.

4. Actueel zicht op uw zakencijfers

Daarnaast vallen ook alle verwerkingskosten weg. Uw boekhoudpakket maakt de facturen aan en verzendt ze automatisch naar uw klant via het afgesproken kanaal: e-mail, PEPPOL, Doccle, Zoomit… Ook ontvangen facturen verwerken gebeurt in een oogopslag. Het boekhoudpakket leest ze automatisch in en verwerkt ze volledig. Combineer dit met een dienst als CodaBox, die u toelaat om alle CODA-bestanden, aankoop- en verkoopfacturen te automatiseren, en u maximaliseert het voordeel voor uw organisatie in no-time.

Wilt u dit proces toch nog controleren? Dan kan u uw boekhoudpakket vragen om een boekingsvoorstel te doen dat u desgewenst kan aanvaarden of wijzigen.

Hoe Isabel 6 u helpt om elektronisch te factureren (en betalen)

Die automatische verwerking vormt meteen ook de link met Isabel 6. Dat is namelijk geen facturatietool, maar een betalingsplatform. Het grote voordeel is dat dit platform rechtstreeks en volledig geïntegreerd kan worden met uw boekhoudsoftware. Voor elke te betalen factuur in uw boekhouding krijgt u een betaalbestand, dat u oplaadt in Isabel 6. Zo hoeft u niet langer manueel betalingen door te voeren en helpt Isabel 6 u om uw betalingen digitaal af te handelen.

Wil u ook uw facturatie digitaliseren?
Ook dat kan met multibancair platform Isabel 6!

Ontdek onze diensten.

* Bron: rapport KPMG “Berekening van de besparing op administratieve lasten dankzij het gebruik van elektronische facturatie”